,

Tập 01: Chân dung người làm sự kiện

Đa phần người ngoài nhìn vào sẽ thấy nghề tổ chức sự kiện là một công việc hào nhoáng. Hằng ngày, nhân viên tổ chức sự kiện đều được tiếp xúc với những người nổi tiếng, đến những nơi sang trọng. Nhưng trên thực tế, “đây là một sân chơi đầy thử thách”, nó buộc người làm sự kiện phải không ngừng học, không ngừng tiến bộ để theo kịp công việc. Hơn hết, khi đào sâu vào “đời sống” của nghề sự kiện, chúng ta sẽ nhận ra bên trong công việc này có rất nhiều góc khuất, rất nhiều tâm sự khó nói thành lời. Ở tập 01 này, hãy cùng Opearl Events tìm hiểu xem, một người làm sự kiện, họ sẽ như thế nào nhé!

Để trở thành một người làm sự kiện giỏi, họ cần những phẩm chất gì?

  • Phẩm chất đầu tiên họ cần có đó là những kỹ năng đối nhân xử thế. Người làm sự kiện cần phải cảm thấy thoải mái khi kết nối với những người quản lý, khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, các đại diện tài trợ, và người tham gia sự kiện. Để làm việc thành công với nhiều người cùng một lúc, bạn sẽ phải có khả năng giải quyết xung đột, trở thành một nhà đàm phát tự tin nhưng vui vẻ, và duy trì khiếu hài hước của bạn.
  • Họ là người linh động. Ở đây, họ phải có khả năng dọn dẹp những thứ hỗn độn, tĩnh lặng và hiệu quả – đó là một phần của công việc. Giữ bình tĩnh, xử lý nó, và quay về tiếp tục chạy sự kiện.
  • Họ là người giỏi lắng nghe. Khả năng thấu hiểu của người quản ký sự kiện về các bên liên quan chủ chốt để biết họ muốn gì từ sự kiện của bạn là rất quan trọng. Khách hàng có thể không biết về lĩnh vực sự kiện, vì vậy họ không thể nói những từ chuyên môn hay biết những gì thực tế. Bạn phải có khả năng nhận ra nhu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng các bên đối tác đều có chung những mong muốn này. Tập trung chú ý vào những gì được nói đến và những gì không được nói đến trong các cuộc hội thoại quan trọng. Khai thác những nhu cầu được nhắc đến (và không được nhắc đến) trong suốt thời gian bạn lên kế hoạch dự án sẽ giúp bạn đi trước một bước.
  • Họ là người có tổ chức. Để thực hiện thành công bất kỳ sự kiện nào, họ cần có khả năng sắp xếp rất nhiều công việc cùng một lúc. Năng lực thực hiện đa tác vụ được yêu cầu cho cả kế hoạch suôn sẻ và thực hiện sự kiện hoàn hảo. Những nhà kế hoạch tốt nhất có hệ thống quản lý hoàn hảo, danh sách kiểm tra từng bước, và các công cụ hữu ích. Làm việc trong lĩnh vực sự kiện đòi hỏi khả năng tập trung vào toàn cảnh trong khi vẫn theo dõi toàn bộ các tiểu tiết. Để tránh quá tải công việc dẫn đến kiệt sự, hãy thoải mái bàn giao một số nhiệm vụ làm mất thời gian của bạn. Nếu mọi thứ không theo như kế hoạch, đừng ngại chuyển sang Kế hoạch B.
  • Họ là người có đam mê. Với tất cả căng thẳng từ công việc, bạn cần thực sự yêu thích những gì bạn làm. Niềm đam mê đích thực sẽ giúp bạn vượt qua những va chạm trên con đường và giữ bình tĩnh khi mọi thứ dường như đã mất kiểm soát. Nó cũng dẫn đến sự bùng nổ sáng tạo và niềm cảm hứng để tạo ra một điều gì đó tuyệt vời thay vì chỉ cố gắng cho qua ngày.
  • Họ là người giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Cho dù đó là một bài thuyết trình quan trọng vào phút cuối, bạn cần phải có phương pháp với những thứ bạn có. Không quan trọng bạn có chuẩn bị kế hoạch tốt đến đâu, một vài thứ sẽ đi sai hướng. Và sẽ dễ dàng giải quyết hơn rất nhiều nếu bạn thích sáng tạo để tìm ra giải pháp cho những thách thức phát sinh.
  • Họ là những người giao tiếp tốt. Giao tiếp rõ ràng, kiên định, và tử tế sẽ giúp bạn trở thành người lãnh đạo của nhóm, giữ mọi người đi đúng hướng, và đám bảo các mục tiêu của sự kiện phải được rõ ràng cho mọi người tham gia tổ chức. Điều đó cũng cho phép bạn chia sẻ hiệu quả về tầm nhìn và khiến người khác cảm thấy hào hứng với nó. Giao tiếp theo cách tôn trọng với tất cả mọi người và đừng bao giờ hạ thấp một ai. Chấp nhận những lời phê bình và cởi mở với những ý tưởng mới. Mọi người đều đóng góp một phần thành công trong sự kiện, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn giao tiếp với họ một cách rõ ràng, tự tin và uỷ quyền.
  • Họ là người bĩnh tĩnh trước áp lực. Nhóm của bạn sẽ tìm đến bạn để có câu trả lời cho hầu hết mọi thứ. Trong khoảnh khắc căng thẳng, họ không thể dựa vào người quản lý không vững nghề và đưa ra những quyết định tồi tệ bởi vì họ đã bị suy sụp dưới những áp lực. Các nhà quản lý sự kiện thành công luôn bình tĩnh và tiếp tục đối xử một cách tôn trọng với mọi người, bất kể điều gì, Cố gắng giữ bình tĩnh và tự chủ trong khi xử sự với những người khác, ngay cả khi bên trong bạn bồn chồn không yên.
  • Họ là người
  • Họ là người biết đưa ra quyết định. Những người đi làm sự kiện cần phải có khả năng đưa ra nhiều quyết định trong cùng một lúc, và thực hiện nó nhanh chóng. Quan trọng hơn, họ cần có khả năng để nhận ra khi nào là quá trễ để thay đổi các quyết định – và đi cùng với họ là sự quyết tâm.
  • Họ là những người có kinh nghiệm. Mọi người sẽ tín nhiệm bạn hơn nếu bạn là người có có kinh nghiệm sâu sắc. Và công vệc của bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi có thể lường trước được những thử thách bất ngờ trong sự kiện. Thêm vào đó, người quản lý có kinh nghiệm có một mạng lưới các chuyên gia đáng tin cậy để hỗ trợ khi mọi thứ trở nên khó khăn. Nếu bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm, đừng lo lắng – hãy kiên nhẫn!

Để giúp bạn gia nhập nghề tổ chức sự kiện một cách dễ dàng hơn, cần phải chuẩn bị hành trang gồm những gì?

  • Có bằng cấp liên quan đến nghề Tổ chức sự kiện. Hiện nay, không khó để bạn tìm được trường đại học đào tạo ngành nghề liên quan đến tổ chức sự kiện. Nếu bạn đã xây dựng cho mình những hướng đi nhất định để phát triển sự nghiệp thì quá trình học tập cũng sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng cần thiết để chuyên môn hoá. Mặc dù biết rằng chỉ với bằng cấp sẽ không đảm bảo giúp có được công việc nhưng cũng phần nào chứng minh được sự nghiêm túc của bạn với ý định mong muốn được làm việc và gắn bó lâu dài với ngành.
  • Tích luỹ kinh nghiệm từ thực thế. Nếu đang cố gắng tìm được một công việc hoặc đang lên kế hoạch chuyển hướng sang ngành nghề này thì các chương trình thực tập và kinh nghiệm là một công cụ tuyệt vời để bạn chứng minh bạn thực sự đam mê với ngành nghề này như thế nào. Làm việc trong môi trường sự kiện đòi hỏi sự thuần thục và mọi việc luôn diễn ra với tiến độ khẩn trương. Vì vập, bạn hãy cố gắng tham gia các hoạt động mang tính thách thức, dần dần công việc sẽ cho bạn biết đâu là nơi có thể cho bạn một cơ hội làm việc. Đồng thời, kinh nghiệm cũng sẽ là một trong những ví dụ cụ thể để bạn đưa vào hồ sơ xin việc và những cuộc phỏng vấn đòi hỏi bạn phải chứng minh năng lực và kỹ năng bản thân.
  • Không ngừng kết nối. Đối với sự phát triển nghề nghiệp, kết nối thông qua các mạng lưới quan hệ rất quan trọng. Tất cả những người bạn đã từng gặp cũng được xem là một phần quan trọng trong mạng lưới quan hệ bạn bè của bạn. Trong khi một số mối quan hệ trở nên khắng khít hơn thì một người quen biết sơ sơ, bạn cũng chưa thể chắc chắn được ai sẽ giúp đỡ bạn trong công việc.Thêm nữa, mỗi người trong mạng lưới cũng có thể giới thiệu bạn với những người khác – người có khả năng giúp bạn phát triển sự nghiệp.
  • Liên lạc với các chuyên viên tuyển dụng về tổ chức sự kiện. Thực sự không dễ để tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp trong nghề sự kiện. Vì vậy, việc liên hệ với một chuyên viên tuyển dụng sự kiện trở nên rất có giá trị. Các chuyên viên tuyển dụng giỏi thường tìm kiếm những ứng viên tiềm năng cho một vị trí nào đó trước khi tin tuyển dụng được đăng tuyển công khai. Vì vậy, khi bạn thường xuyên liên hệ với một chuyên viên tuyển dụng, bạn sẽ có cơ hội ứng tuyển cao hơn vào những vị trí phù hợp.